Aufbewahrungsfristen und Datenschutz im Firmenarchiv
Spätestens wenn sich Schränke und Server füllen, stellt sich die Frage, wie lange Bücher, Belege und Briefe aufbewahrt werden müssen. Dieser Text fasst allgemeine Informationen zu den Fristen des Handelsgesetzbuchs (HGB), zur Rolle der DSGVO im Firmenarchiv und zu den Entscheidungen nach Fristablauf zusammen. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Die Vorschriften sollten im aktuellen Gesetzestext nachgelesen werden.
Welche Fristen das HGB nennt
Grundlage ist § 257 HGB. Danach werden Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte zehn Jahre aufbewahrt. Für diese Unterlagen gilt damit die längste der Grundfristen.
Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren, zuvor waren es zehn. Diese Verkürzung geht auf das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zurück und betrifft ausschließlich Buchungsbelege.
Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe werden sechs Jahre aufbewahrt. In einem Archiv liegen daher Unterlagen mit drei verschiedenen Fristen nebeneinander: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht für Belege, sechs für Handelsbriefe. Jede Gruppe muss gesondert beurteilt werden. Eine einheitliche Regel für den gesamten Schrank reicht nicht aus.
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden, eingegangen oder versandt wurde. Bei einer Rechnung vom März läuft sie also erst nach Ablauf desselben Jahres an. Die Fristen enden somit stets zum Jahreswechsel. Das erleichtert das Aussortieren, da sich ganze Jahrgänge auf einmal prüfen lassen.
Personenbezogene Daten und Archivgesetze
Die Regeln für Unternehmen lassen sich leicht mit denen für staatliche Archive verwechseln. Das Bundesarchivgesetz sieht eine allgemeine Schutzfrist von 30 Jahren vor. Unterlagen zu natürlichen Personen dürfen Dritte erst zehn Jahre nach deren Tod nutzen. Das Gesetz gilt jedoch nur für Archivgut des Bundes.
Firmenarchive fallen nicht unter die Archivgesetze. Für personenbezogene Daten, etwa in Personalakten, spielt deshalb vor allem die DSGVO eine Rolle. Die Schutzfrist aus dem Archivrecht ist keine Aufbewahrungsfrist für Firmenakten. Diese Unterscheidung wird oft übersehen.
Was nach Fristablauf geschieht
Nach Fristablauf ist zu entscheiden, ob die Unterlagen auf ihren historischen Wert hin bewertet oder vernichtet werden. Eine solche Bewertung ist keine Formsache, denn von ihr hängt ab, ob ein Bestand im Archiv bleibt. Bei personenbezogenen Daten sollte diese Entscheidung bewusst getroffen und nicht durch Untätigkeit dem Zufall überlassen werden.
Hilfreich ist es, für jede Unterlagengruppe das Fristende zu vermerken. So wird das Aufräumen zur Routine, und es bleibt jederzeit ersichtlich, welche Akten bereits bewertet werden können. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich somit nach der Art der Unterlagen. Weitere praktische Erläuterungen bietet die Übersicht der Ratgeber.